Wer zu spät bucht, muss nicht leer ausgehen.
Das Feature Reservierungen ist die zentrale Reservierungs-Engine von Ensemble. Tische, VIP-Bereiche und Gästelisten laufen an einer Stelle zusammen — direkt im Wizard der Veranstaltung.
- Tische, VIP-Bereiche und Gästelisten-Kontingente in einem System
- Echte Warteliste mit automatischem Nachrücken bei Absagen
- Serien-Verkauf: ein Kontingent je Termin, nicht je Reihe
- Automatische Bestätigungs-E-Mail nach jeder Buchung, oder du gibst jede Reservierung selbst frei
- Gästeliste zum Ausdrucken oder als PDF, nach Art sortiert und zum Abhaken am Einlass
- Buchungsseite mit Saalplan und Kartenliste nebeneinander
- Einlass am Handy: QR-Codes scannen, Gäste nachschlagen, auch ohne Netz
- Pässe an der Tür: Festivalpass, Saisonpass und 10er-Karte, geprüft für jeden Abend einzeln
Tische, VIP-Bereiche, Gästelisten — und eine echte Warteliste
Beim Anlegen einer Veranstaltung im Wizard legst du fest, was reserviert werden kann: Tische für den Club-Abend, ein VIP-Bereich mit eigener Kapazität, ein Gästelisten-Kontingent für den Kongress. Ob Club, Kongress, Theater oder Gastro-Betrieb — du richtest ein, was zu deiner Veranstaltung passt. Bei einer wiederkehrenden Reihe wählt der Gast zuerst den Abend, um den es geht. Hast du mehrere Arten angelegt, wählt der Gast im Formular, was er möchte, und sieht, wie viel noch frei ist. Ist ein Kontingent voll, landet die nächste Anfrage nicht im Nichts, sondern auf der Warteliste genau dieser Art. Ein Anmeldeschluss beendet die Reservierungen rechtzeitig vor Beginn. Nach jeder Buchung geht automatisch eine Bestätigungs-E-Mail raus, oder du bestätigst jede Reservierung selbst.
Am Abend druckst du die Gästeliste: je Art sortiert, mit Gästezahl, Platz und Kästchen zum Abhaken. Im Druckdialog wird daraus auf Wunsch ein PDF.
Eine Reihe — und trotzdem jeder Abend für sich
Der wöchentliche Kurs, der monatliche Abend, die Reihe über die ganze Saison: Du legst sie einmal als Serie an, nicht als dreißig Einzeltermine. Verkauft wird trotzdem pro Abend.
Das Kontingent beschreibst du einmal — gezählt wird für jedes Datum getrennt. Der 27. kann ausverkauft sein, während am 4. noch die Hälfte frei ist. Ein Tisch, den jemand für den einen Abend reserviert, bleibt an allen anderen Terminen der Reihe buchbar. Und in der Bestätigung steht der Abend, der gebucht wurde — nicht der Beginn der Reihe.
Sagt jemand ab, ist der Platz sofort wieder frei und die Warteliste rückt nach. Für einen Betrieb, der jede Woche dasselbe anbietet, ist das der Unterschied zwischen einer Serie, die man nur anzeigen kann, und einer, mit der man arbeitet.
Der Saalplan und die Karten nebeneinander
Für Häuser mit Raum- oder Tischplan gibt es eine eigene Buchungsseite: links der Plan des Ortes, rechts die Liste der buchbaren Karten. Der Plan zeigt, wo etwas liegt und was noch offen ist; die Liste rechts ist die Stelle, an der tatsächlich ausgewählt wird. Klickt jemand im Plan auf einen Rang, springt die passende Zeile in der Liste an — Übersicht und Auswahl bleiben trotzdem getrennt, damit auf dem Handy nicht beides um denselben Platz kämpft.
Wiederkehrende Termine sind dabei mitgedacht: Wer bei einer Reihe auf „Karten" klickt, wählt zuerst den Abend und sieht danach Plan und Karten für genau dieses Datum — mit dem Stand dieses Abends, nicht dem der ganzen Reihe.
Am Einlass: ein Handy, sonst nichts
Für die Tür gibt es eine eigene Ansicht, gebaut für das Telefon: anmelden, den Abend wählen, scannen. Kein WordPress drumherum, keine Menüs, nur das, was an der Tür gebraucht wird. Die Adresse legst du dir als App auf den Home-Bildschirm.
Der Scan entscheidet in einer Sekunde, und zwar so, dass man es aus einem Meter sieht: grün, gelb oder rot, mit Name, Personenzahl, Art der Reservierung oder Ticketkategorie, Tisch, Begleitern und Notiz. Eine Gruppe mit vier Personen ist mit einem Scan drin; kommen erst zwei, korrigierst du die Zahl, und die anderen beiden checkst du später mit demselben Code ein.
Rot heißt: so nicht. Ein storniertes Ticket, ein Ticket ohne eingegangene Zahlung, eine Reservierung, die du noch nicht bestätigt hast, ein Ticket für einen anderen Abend der Reihe — die Tür sagt es, und sie sagt warum. Wer schon drin ist, wird gelb angezeigt, mit der Uhrzeit.
Und wenn im Keller kein Netz ist: Vor dem Einlass lädt die Ansicht die Gästeliste auf das Gerät. Gescannt und nachgeschlagen wird dann ohne Verbindung, die Check-ins werden gesammelt und abgeglichen, sobald das Netz zurück ist. Arbeiten zwei Türen gleichzeitig, zählt jeder Gast nur einmal — und wurde derselbe Code offline an beiden Türen eingelassen, steht das danach unter „Zu prüfen".
Daneben bleibt die Liste: suchen nach Name oder Code, filtern nach „noch nicht da", „eingecheckt" und „gesperrt", und ein Blick auf den Stand des Abends — wie viele da sind, wie viele noch erwartet werden, aufgeteilt nach Art.
Ein Pass, viele Abende
Ein Festivalpass gilt Freitag und Samstag, ein Saisonpass für jede Veranstaltung bis zum Sommer, eine 10er-Karte für zehn Abende nach Wahl. Verkauft werden sie als Tickets, geprüft werden sie hier, an der Tür.
Die Einlass-Ansicht weiß, an welchen Tagen und für welche Veranstaltungen ein Pass gilt, und sie zählt jeden Abend für sich. Wer am Freitag drin war, kommt am Samstag wieder grün durch. Gilt der Pass an diesem Abend nicht, zeigt die Tür Rot und sagt, wofür er gilt. Bei der 10er-Karte steht nach dem Scan, wie viele Eintritte noch übrig sind, und nach dem zehnten ist Schluss.
Ums Geld geht es dabei nicht: Verkauf, Zahlung und Coupons übernimmt das Feature Tickets.
Weiter im Stück
Bereit für dein erstes Konzert? Jetzt starten